Question 1

¿Qué puedo hacer con los trabajadores si temporalmente tengo suspendida o disminuida la actividad productiva?

Accepted Answer

Habiendo revisado previamente el panorama de la compañía y dependiendo de la necesidad en el servicio, si el empleador requiere la actividad laboral de manera parcial o el único camino que le queda es suspenderla, las alternativas son:
 
1) trabajo en casa o trabajo remoto como modalidad transitoria;
2) reconocer vacaciones anticipadas y/o pendientes de disfrute;
3) otorgar permisos de trabajo remunerados a los trabajadores;
4) licencias no remunerada por expresa solicitud del trabajador;
3) suspender los contratos de trabajo; y/o,
4) promover acuerdos entre empleador y trabajador que aligeren las cargas y la prestación del servicio.
 
Es importante aclarar que en lo que respecta a la licencia no remunerada es un término aplicable al sector público que equivale al permiso no remunerado en el sector privado. Este, por disposición legal[1] debe estar regulado en el Reglamento Interno de Trabajo para efectos de definir la forma en la que ha de solicitarse, los tiempos de respuesta por parte del empleador, las condiciones para su concesión y demás aspectos que sean relevantes. De no encontrarse allí, se regirá por lo que se pacte entre empleador y trabajador.
 
Atendiendo a la tendencia que tuvo en su momento esta figura legal para efectos de atender la contingencia de salubridad desplegada por el Covid 19 en materia laboral, el Ministerio de Trabajo ha definido[2] los parámetros que deben cumplirse para que esta figura pueda operar:
 
Tanto el permiso como la licencia temporal, se originan a solicitud del trabajador, “por voluntad y por necesidad de él”.
El empleador no puede tener “injerencia, interés o iniciativa” en conceder el permiso o licencia.
Los efectos del otorgamiento del permiso o licencia se definen en el Reglamento Interno de Trabajo y/o en la ley, la cual establece que por parte del trabajador es la no prestación del servicio y por parte del empleador el no pago de salarios ni de aportes a la Administradora de Riesgos Laborales.
 
En todos los casos advierte el Ministerio que “no es permitido obligar a los trabajadores a solicitar y acceder a tomar licencias no remuneradas, so pretexto de mantener el empleo”, por cuanto de hacerlo incurre en una actividad que contraría la ley, lo que podría implicarle  ser sujeto de procesos de inspección cuya consecuencia pueda ser una sanción pecuniaria de hasta 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
 
Para mayor claridad de las figuras ver https://www.mlconsultores.com.co/contratos-de-trabajo-ante-la-emerge (javascript:void(0))

Question 2

¿Cuáles son las opciones frente al pago de los salarios y prestaciones si mis ventas o ingresos ya no son los mismos?

Accepted Answer

Dependiendo de las modalidades que se desarrollen, puede contemplar las siguientes opciones:
 
Si se opta por la modalidad de trabajo en casa tenga en cuenta que debe cumplir con unas obligaciones específicas y para aquellos trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes lo que antes reconocía como un auxilio de transporte legal ahora debe pagarlo a título de auxilio de conectividad. (ver: https://www.mlconsultores.com.co/trabajo-en-casa)(javascript:void(0))
 
También es posible promover con los trabajadores acuerdos en los que se pacte una disminución del ingreso laboral, reducción que no puede resultar en un ingreso para el trabajador inferior al salario mínimo, para lo cual se recomienda la revisión detallada de la actividad laboral, de tal forma que la disminución en el ingreso tenga una razonada justificación en la manera como transitoriamente o en lo sucesivo se vaya a requerir de la prestación del servicio, implicando que su único propósito sea mitigar los efectos económicos de la pandemia para ambas partes, pactando la reducción y flexibilización de jornadas, el otorgamiento de licencias, entregando beneficios no salariales, entre otros, siempre que se demuestre que tales acuerdos no representan una desmejora injustificada de las condiciones laborales.
 
Otra posibilidad es la disminución o supresión de beneficios extralegales no salariales los cuales, siempre que se haya pactado que se pueden eliminar o reducir por mera liberalidad, al empleador le resulta viable realizarlo sin ningún tipo de autorización por parte del trabajador. Ahora bien, en caso en que en la regulación por la que inicialmente se pactó el beneficio no se prevea la modificación de manera unilateral, también puede ser ahora objeto de acuerdo entre el empleador y el trabajador.
 
Finalmente, puede evaluar si cumple con los requisitos para beneficiarse de los programas de subsidio a los salarios y la prima de servicios, el Programa de apoyo al empleo formal (PAEF)[3] y el Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios (PAP), como también puede considerar diferir el pago de la prima de servicios. Más adelante se explican las opciones en detalle.

Question 3

¿Existen medidas frente al pago de aportes a la seguridad social sí mis ventas o ingresos ya no son los mismos?

Accepted Answer

Si, el Gobierno Nacional adoptó una medida[4] que modifica transitoriamente el aporte a seguridad social por pensión, sin modificar el porcentaje de cotización de aportes a salud y riesgos laborales, la cual permite a los empleadores que para los periodos de abril y mayo de 2020 puedan pasar de pagar en aportes por pensión del 16% del salario por cada trabajador, en el que el 12% estaba a su cargo y el 4% debía descontarse al trabajador, a poder disminuir tal costo y ahora tener que pagar únicamente un 3%, distribuyéndose el pago de tal porcentaje en un 75% a cargo del empleador  y el 25% restante debiendo descontarlo del ingreso del trabajador.
 
Otra medida es que en el caso en que el empleador no cuente con flujo de caja suficiente para pagar los aportes a la seguridad social integral de sus trabajadores con ocasión o como consecuencia de la contingencia de salubridad actual, se ha establecido[5] que por el tiempo que dure la emergencia sanitaria hasta el mes siguiente calendario a su terminación, no se causarán intereses moratorios por las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social Integral que se paguen de forma extraordinaria.
 
Así las cosas, teniendo en cuenta que la fecha de inicio de la emergencia sanitaria fue el 12 de marzo y que su finalización se prevé inicialmente para el 31 de agosto siguiente, la exención en el pago de intereses en caso en que no se pueda pagar oportunamente los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en principio estaría vigente hasta el 30 de septiembre de 2020.
 
Es importante tener claro que esta es una medida transitoria que no exonera de la obligación al empleador, no obstante, sí procura para que luego de atenuada la crisis el empleador no encuentre una mayor dificultad económica para normalizar sus actividades habituales.

Question 4

¿Qué alternativas existen si definitivamente no cuento con los recursos para pagar a los trabajadores y es incierto cuándo mi actividad productiva será reactivada?

Accepted Answer

Una alternativa es la licencia remunerada que debe venir de la iniciativa libre del trabajador como una opción para interrumpir la prestación del servicio, y en consecuencia, solamente reconocer los respectivos aportes al Sistema General de Seguridad Social, para lo cual se recomienda incluir el aporte a pensión y exceptuar el aporte de la ARL, por cuanto sin prestación del servicio no hay exposición alguna al riesgo laboral.
 
Otra opción es acudir a la figura de la suspensión del contrato de trabajo por fuerza mayor, para la que se necesita demostrar que la empresa efectivamente está en una situación de fuerza mayor que le impide continuar con los contratos, debiendo previamente dar aviso al Ministerio de Trabajo y asumiendo el riesgo de que el Juez Laboral en caso de una reclamación, califique si la circunstancia que dá lugar a la suspensión en realidad se trata de una situación de fuerza mayor. En este sentido y debido a que la emergencia sanitaria generada por el Covid 19 no configura una causal automática que de lugar a la suspensión de los contratos de trabajo por esta causal, corresponde demostrar que derivado de la realidad de salubridad que afronta el país y a las medidas adoptadas por el gobierno nacional de cara a la situación particular de la empresa y la actividad productiva, se está frente a una verdadera situación imprevisible, irresistible e insuperable que imposibilite materialmente el desarrollo de la relación laboral.
 
Una alternativa adicional pero de mayor dificultad operativa, es acudir a la causal derivada de la suspensión de actividades hasta por 120 días, que debe obedecer a razones técnicas e independientes de la voluntad del empleador, y contrario a la fuerza mayor, si se requiere de la autorización previa del Ministerio de Trabajo para su configuración. La dificultad de considerarla, radica en los tiempos de respuesta y de trámite por parte de tal entidad, que en la mayoría de los casos por no decir que en todos, es considerablemente superior a los 120 días, lo que implica que bajo tal panorama, sin haber autorización, no hay lugar a que la suspensión se considere realizada en legal y debida forma.
 
Como última alternativa, siendo esta la menos recomendada es acudir a las causales de terminación de los contratos laborales contenidas en la Ley, que no han sufrido modificación alguna, de tal forma que no se ha limitado la facultad subordinante del empleador para ejercer acciones disciplinarias, ni para terminar contratos de trabajo con justa causa, así como tampoco para hacerlo de manera unilateral, asumiendo en este último caso el pago de la indemnización legal.
 
Se ha de tener en cuenta que el Ministerio del Trabajo[6], en cumplimiento de su función orientadora, contempló que en condiciones normales el vencimiento del plazo del contrato a término fijo, previa comunicación oportuna dada por el empleador al trabajador, constituye una causa legal para dar por terminado el contrato. No obstante, atendiendo a la emergencia que actualmente enfrenta el país, considera que el finalizar contratos laborales, indistintamente del plazo que se haya pactado, ubica al trabajador en una situación de vulnerabilidad, recordando la postura de la Corte Constitucional[7] con base en la cual sostiene que debe garantizarse la continuidad del trabajo “si al momento de la expiración del plazo subsiste la materia del trabajo”.

Question 5

¿De qué manera puedo obtener préstamos o liquidez para mi empresa en estos momentos de crisis social y económica por la pandemia?

Accepted Answer

Las siguientes son las líneas de crédito que se han puesto a disposición de las empresas y emprendimientos con ocasión de la actual crisis económica y social, así como los beneficiarios, el monto máximo por empresa, el plazo y el periodo de gracia.
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Bancoldex - Colombia Emprende e Innova --> Emprendedores, startups, pequeñas empresas que tengan máximo 3 y mínimo 6 años de facturación --> 100 millones de pesos --> Hasta 3 años --> Hasta 6 meses
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Bancoldex - Línea de escalamiento del sector turístico --> Empresas de servicios turísticos sin importar tamaño --> 1.500 millones de pesos --> Hasta 4 años --> Hasta 6 meses
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Bancoldex - Colombia Responde -->Mipyimes --> 3.000 millones --> Hasta 3 años -> Hasta 6 meses
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Bancoldex - Colombia Responde -->Grandes empresas --> 5.000 millones -->Hasta 3 años --> Hasta 6 meses
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Bancoldex - Alcaldía de Bogotá D.C. --> Empresas Pymes Bogotá D.C. -->1.000 millones --> Hasta 3 años --> Hasta 6 meses
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Impulsa Banco Agrario -->Empresas dedicadas al sector agropecuario con menos de 8 años de constituidas -->112 millones -->Hasta 3 años -->Hasta 12 meses
 
Se recomienda acudir a la entidad financiera de confianza para solicitar el acceso a las líneas de crédito relacionadas atrás, y en caso de presentarse dificultades u obstáculos para el otorgamiento de tales créditos se recomienda promover la respuesta de la entidad financiera por escrito y con tal documento, presentar una queja ante la Defensoría del Consumidor Financiero de la entidad bancaria (ver:https://www.superfinanciera.gov.co/jsp/11222)(https://www.superfinanciera.gov.co/jsp/11222) y posteriormente considerar acudir a la Superintendencia Financiera o reclamar en sede judicial, ya sea por acción de tutela o por reclamación por la vía ordinaria.

Question 6

¿Qué debo hacer si definitivamente mi empresa está al borde de la “quiebra”?

Accepted Answer

Ante un eventual déficit severo de la economía de la empresa, de tal forma que no le resulte posible continuar con el cumplimiento de sus compromisos financieros y el pago de su nómina y otros acreedores, es posible acogerse al régimen de insolvencia empresarial con el fin de proteger el ejercicio de la actividad productiva para buscar la preservación de la empresa, sin importar si se trata de un comerciante persona natural o persona jurídica.
 
El régimen de insolvencia empresarial es regulado por la Ley 1116 de 2006 (ver:https://www.supersociedades.gov.co/Servicio_Ciudadano/Paginas/preguntas_frecuentes/proceso_insolvencia.aspx)(https://www.supersociedades.gov.co/Servicio_Ciudadano/Paginas/preguntas_frecuentes/proceso_insolvencia.aspx) y recientemente se han expedido normas de carácter excepcional para flexibilizar el acceso a los procesos de insolvencia de las empresas afectadas por causa de la emergencia sanitaria ocasionada por la pandemia del Covid-19. (ver:https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%20560%20DEL%2015%20DE%20ABRIL%20DE%202020.pdf)(https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%20560%20DEL%2015%20DE%20ABRIL%20DE%202020.pdf) (ver: https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%20772%20DEL%203%20DE%20JUNIO%20DE%202020.pdf)

Question 7

¿Qué hacer con los contratos de arrendamiento de locales comerciales que no han sido abiertos como consecuencia de las medidas preventivas por el Covid -19?

Accepted Answer

La imposibilidad de dar apertura a locales comerciales debido a las medidas dadas por el Gobierno Nacional como mecanismo preventivo para evitar la propagación del virus, ha hecho que se agudice la preocupación por parte de los arrendatarios para pagar los cánones de arrendamiento de forma oportuna, por cuanto la disminución de sus ingresos se ha venido traduciendo en un déficit económico para cumplir con tal obligación.
 
En este escenario se enfrentan dos intereses, por un lado, el del arrendador que aspira seguir recibiendo mes a mes el cánon, y por el otro, el del arrendatario que busca finalizar el contrato con la imposibilidad de hacer su entrega, o disminuir el valor de los cánones.
 
Sea pertinente aclarar en primera medida que ninguna directriz dada por el gobierno nacional hasta el momento ha autorizado al arrendatario abstenerse de pagar los cánones durante el tiempo del aislamiento obligatorio que ha permanecido ocupado el bien inmueble, bajo ese contexto, el primer paso es revisar si existe una póliza de seguros que derivado de la imposibilidad de realizar el pago, pueda afectarse, siendo la aseguradora la que deberá asumir el eventual incumplimiento del contrato.
 
De no haberse constituido ningún seguro, la segunda opción es buscar un acercamiento con el arrendador para efectos de poder encontrar acuerdos que permitan satisfacer los intereses de ambas partes bajo un plano de solidaridad y entendimiento por la situación actual. Estos podrán consistir en disminuciones de los cánones o la posibilidad de diferirlos en un número de cuotas que deberán pagarse cada cierto tiempo.
​
Si llega a fracasar el intento de acercamiento directo, es posible acudir a centros de conciliación que faciliten los acuerdos entre las partes contractuales. De no llegarse a acuerdos, el arrendatario deberá pagar la totalidad de las mensualidades, sin lugar al cobro de intereses de mora, sin embargo, deberá pagar intereses corrientes a una tasa equivalente al cincuenta por ciento de la Tasa de Interés Bancario Corriente en la modalidad de consumo y ordinario certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, sobre los montos no pagados de forma oportuna entre el 15 de abril al 30 de junio de 2020.
 
Finalmente, se aclara que las siguientes son las directrices dadas por el Gobierno Nacional para efectos de reglamentar los contratos de arrendamiento en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica:
 
No pueden ordenarse ni ejecutarse acciones de desalojo hasta el 30 de junio de 2020;
El reajuste de los cánones de arrendamiento que tuvieran que hacerse efectivos entre el 15 de abril al 30 de junio de 2020, se aplazarán, no obstante luego de culminado tal periodo, se deberá pagar el cánon de arrendamiento con el reajuste correspondiente junto con los reajustes no pagados hasta finalizado el periodo del contrato, pagando mes a mes de forma proporcional los reajustes no pagados durante el 15 de abril al 30 de junio de 2020.
En los acuerdos las partes no podrán pactar intereses de mora ni penalidades, indemnizaciones o sanciones.
Los contratos de arrendamiento cuya entrega se haya pactado durante la Emergencia, Económica, Social y Ecológica, se entenderán prorrogados hasta el treinta (30) de junio de 2020, continuando vigente la obligación del pago del cánon, sin perjuicio de los acuerdos llegados entre las partes.
Si se pactó la entrega del inmueble durante la Emergencia, Económica, Social y Ecológica, esta será suspendida hasta el 30 de junio de 2020, sin perjuicio de los acuerdos llegados entre las partes.
 
Por otro lado, el Gobierno Nacional[8] ha dictado unas directrices transitorias relacionadas con la terminación unilateral de contratos de arrendamiento de locales comerciales por parte de los arrendatarios en aras de generar un equilibrio jurídico y económico entre las partes contractuales y de “evitar abusos del derecho y una aglomeración de controversias judiciales”.
 
Tales lineamientos son aplicables únicamente a los contratos de arrendamiento de locales comerciales que con ocasión a las medidas dirigidas a mitigar los efectos negativos del Covid 19, no han podido ni podrán ejercer las siguientes actividades con posterioridad al 01 de junio de 2020, con excepción de los contratos de leasing: i) bares; ii) discotecas; iii) billares; iv) casinos; v) bingos; vi) terminales de juegos de video; vii) gimnasios; viii) piscinas; ix) spa; x) sauna; xi) turco; xii) balnearios, xiii) canchas deportivas; xiv) parques de atracciones mecánicas; xv) parques infantiles; xvi) cines; xvii) teatros; xviii) servicios religiosos que impliquen aglomeraciones; xix) alojamiento; xx) servicios de comida; xxi) eventos de carácter público o privado que impliquen aglomeración de personas, siendo necesario precisar que todas aquellas aplicarán siempre y cuando se cumpla con la condición general y expresa de encontrarse en la imposibilidad de ejercer la actividad económica.
 
Con base en lo anterior, se les permite hasta el 31 de agosto de 2020 a los citados arrendatarios, terminar unilateralmente su contrato de arrendamiento debiendo pagar únicamente el valor correspondiente a un tercio de la cláusula penal pactada en el contrato o, en ausencia de éste, al valor de un cánon de arrendamiento. Para ello, deberá estar al día con el pago de los cánones de arrendamiento a la fecha de terminación del contrato, así como de las demás obligaciones económicas a su cargo, incluido el pago de servicios públicos.

Question 8

¿De qué manera puedo prevenir el contagio por Covid 19 en el desarrollo de la actividad laboral?

Accepted Answer

Lo principal es acudir al acudir al apoyo de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) para fortalecer todas las acciones que tengan como propósito proteger a los trabajadores y prestadores de servicios del contagio por coronavirus Covid-19, para que a través de la actualización de los programas de salud ocupacional y los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) se implementen y documenten medidas y protocolos de bioseguridad.
 
Las recomendaciones generales son; i) utilizar protectores respiratorios; ii) adelantar jornadas de capacitación para la prevención y protección de contagio por Covid-19; iii) reforzar las medidas de limpieza, prevención y autocuidado de los centros de trabajo iv) capacitar a los trabajadores sobre las técnicas adecuadas para el lavado de manos; v) conservar una distancia mínima de dos metros entre los puestos de trabajo; y, vi) evitar y disminuir las reuniones presenciales que impliquen concentración de varias personas.
 
Para mayor detalle de la información, ver:https://www.mlconsultores.com.co/recomendaciones-para-protegerse-del(javascript:void(0))

Question 9

¿Qué jornadas laborales puedo implementar en mi empresa para no interrumpir la operación y mitigar el riesgo de contagio de mis trabajadores?

Accepted Answer

En lo que respecta a las jornadas laborales, el Gobierno Nacional[9] hace un recuento de las dispuestas por el Código Sustantivo del Trabajo, encontrándolas insuficientes para atender la coyuntura actual ocasionada con la pandemia del Covid 19, por lo que además de las existentes,permite de forma temporal y transitoria, sin necesidad de reformar el Reglamento Interno de Trabajo y durante el término de duración de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las siguientes:
 
Frente a turnos de trabajo sucesivos[10], los que actualmente permiten que la empresa o secciones de la misma puedan operar durante todos los días de la semana, sin solución de continuidad, siempre y cuando el respectivo turno no exceda de 6 horas al día y 36 a la semana, se dispone que de mutuo acuerdo entre empleador y trabajador el turno diario pueda ser de 8 horas sin que exceda de 36 a la semana, ello en aras de disminuir los turnos de trabajo y por consiguiente la aglomeración de los trabajadores en su lugar de trabajo y en el transporte público.
En lo que respecta a la jornada flexible[11], la cual actualmente permite que empleador y trabajador acuerden que la jornada de trabajo será de 48 horas a la semana, mediante jornadas diarias flexibles de trabajo de 4 a 10 horas, en máximo seis días a la semana dentro de la jornada ordinaria, se dispone que de forma transitoria y de mutuo acuerdo entre las partes, se labore únicamente por cuatro días a la semana con un descanso de tres días, ello con el objeto de reorganizar la prestación del servicio presencial, reactivar la actividad económica y prevenir el contagio. Es con base en ello que el trabajador podrá, si así lo conviene con su empleador, prestar sus servicios hasta por doce horas diarias.
 
En todos los casos, será responsabilidad del empleador, a través de las herramientas que disponga para tal fin, garantizar las condiciones propicias en materia de seguridad y salud en el trabajo, necesarias para la protección del trabajador que desarrolle este tipo de jornadas.
 
x) Cuáles son las medidas de las que se puede beneficiar un trabajador en caso de disminución del ingreso laboral, licencia no remunerada, suspensión o terminación del contrato de trabajo?
 
Las medidas dependen de la situación del trabajador. Para ello, hay que entrar a verificar si el vínculo laboral se encuentra vigente, suspendido o si por el contrario finalizó por cualquier motivo.
 
De encontrarse vigente el vínculo y verificarse que el trabajador ha visto disminuidos sus ingresos por cualquier motivo como consecuencia de la contingencia pública que vive el país[12], podrá el empleador emitir una autorización para el retiro parcial de sus cesantías, lo cual le permitirá compensar dicha reducción mensualmente.
 
Es importante aclarar que esta disposición aplicaba inicialmente para Fondos de Cesantías Privados, pero por disposición de la Corte Constitucional[13], se hace extensible para quienes tengan sus cesantías en el Fondo Nacional del Ahorro.
 
Para los contratos que se encuentran suspendidos, o para aquellos trabajadores que se encuentran en licencia o permiso no remunerado, que suponen la ausencia de ingresos por los meses de abril, mayo y junio como consecuencia de la actual contingencia de salubridad, el Estado[14]definió un auxilio en la modalidad de transferencia monetaria no condicionada por un valor de ciento sesenta mil pesos ($160.000) mensuales, el cual será entregado a través de los productos de depósito que tenga el beneficiario del mismo.
​
La administración de este beneficio está en cabeza del Ministerio del Trabajo y beneficia a las personas dependientes de los postulantes del Programa de apoyo al Empleo - PAEF - que devenguen hasta cuatro salarios mínimos legales mensuales vigentes y que no estén cubiertos “por los programas de Familias en Acción, Protección Social al Adulto Mayor - Colombia Mayor, Jóvenes en Acción, de la compensación del impuesto sobre las ventas - IVA, o del Programa de Ingreso Solidario”.
 
Los beneficiarios del programa serán identificados por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales - UGPP - con base en “la información de novedades, de suspensión temporal del contrato de trabajo o licencia no remunerada reportada, en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA correspondiente”.
 
Por otro lado, si el vínculo laboral finalizó de tal forma que el trabajador no cuenta con una fuente de  ingresos, se le podrá informar que previa verificación de unos requisitos[15] podrá acudir a su Caja de Compensación Familiar para solicitar un subsidio que le permita contrarrestar los efectos negativos del desempleo, consistentes en el pago de 2 SMMLV durante tres meses y el pago de seguridad social (salud y pensiones) sobre un SMMLV por tres meses[16].
​
De no salir favorecidos con tal beneficio durante los tres últimos años, el Gobierno Nacional[17] en el mes de junio de 2020 definió un nuevo auxilio económico de ciento sesenta mil pesos ($160.000) hasta por tres meses, el cual deberá ser solicitado a las Cajas de Compensación Familiar previo cumplimiento de requisitos[18] y el cual será financiado por el Fondo de Mitigación de Emergencias - FOME -.

Question 10

¿Qué trámites pueden radicarse en el Ministerio del Trabajo?

Accepted Answer

El Ministerio de Trabajo cuenta con una ventanilla única para realizar más de veinte trámites en línea de los cuales algunos pueden radicarse a pesar de la contingencia actual, entre los que se destacan como comúnmente tramitados para la operación de los empleadores, los siguientes:
 
Autorización para laborar horas extras.
Autorización para la terminación de contratos de trabajadoras en estado de embarazo o lactancia.
Autorización para la terminación del vínculo laboral a trabajadores en situación de discapacidad.
 
Debe decirse que si bien estos trámites pueden ser radicados de forma virtual, no significa ello que los términos estén vigentes para ser resueltos, por cuanto estos se encuentran suspendidos hasta que se supere la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, así como la Emergencia Económica, Social y Ecológica[19].
 
Pese a lo anterior, hay actuaciones que se encuentran exceptuadas de la referida suspensión de términos, por cuanto están relacionados con la prevención de propagación de Covid - 19 y la función preventiva del Ministerio de Trabajo, estos son:
 
Constataciones.
Solicitudes de autorización de despido colectivo.
Suspensión de actividades hasta por 120 días.
 
Finalmente, se resalta que tanto las investigaciones preliminares como los procesos administrativos sancionatorios siguen siendo tramitados siempre que estén directamente relacionados con las diferentes medidas adoptadas por el Gobierno Nacional con ocasión de la prevención de propagación del Covid- 19.
 
xii) Qué pasa con la vigencia del certificado para trabajo en alturas mientras dure la Emergencia Sanitaria ocasionada por el Covid 19?
 
Como medida de protección contra caídas en el desarrollo de trabajos que superen el metro y medio de altura[20] es necesario que los trabajadores que realicen dichas labores cuenten con un certificado para trabajo seguro que tiene una vigencia regular de un año, adicional de la implementación de un Reglamento de Protección de Seguridad y otras medidas.
 
Con parte de las disposiciones excepcionales dictadas en Colombia en el marco de la pandemia del Covid 19 se ha dispuesto que en el evento en que la licencia para realizar tal trabajo en alturas haya vencido a partir del 12 de marzo de 2020, dicha autorización se extiende automáticamente durante el tiempo que dure la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, debiendo renovarse a más tardar dentro del mes siguiente contado a partir del momento en que se entienda superada dicha emergencia[21]. ver:https://www.mlconsultores.com.co/estados-de-emergencia-en-colombia-a(javascript:void(0))

Question 11

¿Qué tan recomendable es el sistema de aspersión de productos desinfectantes en personas?

Accepted Answer

El Ministerio de Salud y Protección Social no recomienda “el uso de cabinas, cámaras, túneles, arcos y demás dispositivos y sistemas de aspersión de desinfectantes sobre personas” por considerarlos un riesgo para la salud debido a que “no se cuenta con evidencia científica que respalde la seguridad para la salud humana, ni la efectividad del control de la transmisión del COVID 19”, sino que por el contrario,  es un “potencial riesgo para la salud humana” en razón a “la exposición de las personas de manera directa al contacto dérmico, ocular e inhalatorio de productos químicos que puedan originar efectos adversos sobre la salud.”[22]

Question 12

¿En qué oportunidad es posible considerar el Covid 19 como una enfermedad laboral de manera directa?

Accepted Answer

En el evento en que “los trabajadores del sector salud” contraigan la enfermedad del virus Covid 19,  “incluyendo al personal administrativo, de aseo, vigilancia y de apoyo que preste servicios en las diferentes actividades de prevención, diagnóstico y atención de esta enfermedad”, se considerará que se trata de una enfermedad laboral de manera directa, debiendo ser reportada a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y tratada bajo su aseguramiento.[23]
​

Question 13

¿En qué eventos la ARL debe hacer entrega de los Elementos de Protección Personal?

Accepted Answer

Durante el tiempo que dure la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, ver:https://www.mlconsultores.com.co/estados-de-emergencia-en-colombia-a,(javascript:void(0)) las ARL deben financiar, aportar con la financiación o entregar los elementos de protección a sus afiliado “personal de la salud incluyendo al personal administrativo, de aseo, vigilancia y de apoyo que preste servicios en las diferentes actividades de prevención, diagnósticos y atención del COVID-19”, sin importar si son trabajadores vinculados por contrato laboral o contrato de prestación de servicios y siempre priorizando a aquellos que se encuentren en un mayor nivel de exposición al riesgo de contagio[24].

Question 14

¿Qué es el Programa de Apoyo al Empleo Formal?

Accepted Answer

Surge el Programa de apoyo al empleo formal (PAEF)[25] como medida de excepción del Gobierno Nacional para mitigar los efectos que la pandemia ha tenido sobre el desempleo y buscando proteger el empleo formal con recursos públicos del fondo que fue creado en Colombia para atender las necesidades generadas por el Covid 19[26].
 
Entiéndase empleo formal como aquel que se origina del acuerdo de un trabajador que presta servicios subordinados, y en el que un empleador debe cumplir con las distintas obligaciones legales, pagar salario y prestaciones sociales, pero especialmente, ser responsable y cumplir con los aportes del Sistema de Seguridad Social Integral (SSSI).
 
En junio de 2020 el subsidio finalmente se definió en $ 351.000 por cada trabajador y para cuatro oportunidades[27] permitiendo que el beneficiario lo solicite por el lapso de cuatro meses, mayo, junio, julio y agosto siempre que haya pagado salario a sus trabajadores y realizado aportes parafiscales a la seguridad social por el mes completo al que aplica.

Question 15

¿Quienes son beneficiarios PAEF y qué requisitos debe cumplir?

Accepted Answer

Quién por contrato laboral acuerde la prestación de servicios, haya pagado salario, afiliado y cumplido con el pago de los aportes al SSSI podrá aplicar al subsidio a las obligaciones laborales que pagó durante el tiempo de la Emergencia Sanitaria , siempre que cumpla con los siguientes requisitos[28]:
 
Tener como mínimo 3 trabajadores formales afiliados a SSSI en febrero de 2020.
Certificar una disminución del 20% o más en sus ingresos del mes de 2020 inmediatamente anterior al de la solicitud del subsidio, ya sea respecto al mismo mes de 2019, o respecto al promedio de febrero y marzo 2019.
Ejm: Solicitud Mayo 2020   
Comparar $ abril 2019/2020
Comparar $ promedio febrero y marzo 2019 con $ abril 2020
Identificar los trabajadores que han recibido salario en el mes anterior y por los que se postula a recibir el beneficio.
Puede ser persona natural, persona jurídica, consorcio o unión temporal demostrando su condición con los siguientes documentos:
Inscripción en el registro mercantil ante Cámara de Comercio antes del 01 de enero de 2020 y renovada por lo menos en el año 2019, para las persona jurídicas o naturales.
Registro Único Tributario RUT para las entidades sin ánimo de lucro, consorcios y uniones temporales.
Licencia de funcionamiento de la Secretaría de Educación de cada municipio para los establecimientos educativos no oficiales de la educación formal.
5.   No haber reportado la suspensión del contrato de trabajo durante el mes y por los trabajadores que acude para el aporte estatal. 
6.  Contar con un producto de depósito en alguna entidad financiera.
7.   Que el # de trabajadores reportado a la planilla de SSSI en Abril 2020 corresponda como mínimo al 80% de los trabajadores reportados en febrero de 2020.
8.   Diligenciar en la entidad financiera el formulario que la UGPP dispuso para aplicar cada que desea acceder al aporte monetario mensual. (https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Circular-externa-001-UGPP.pdf)(https://www.ugpp.gov.co/sites/default/files/sites/default/files/nuestra_unidad/Circular-externa-001-UGPP.pdf)
9. De haber accedido a un crédito del Fondo Nacional de Garantías (ver: https://www.mlconsultores.com.co/10-preguntas-frecuentes-covid-19)(javascript:void(0)) para tramitar el subsidio a la nómina debe acudir a la misma entidad financiera que le concedió el crédito.

Question 16

¿Cuál es el procedimiento para beneficiarse del Programa de apoyo al empleo formal- PAEF?

Accepted Answer

Postularse con el lleno de los requisitos ante una entidad financiera y gestionar allí el trámite para recibir  por el mes correspondiente el dinero dentro de una cuenta depósito que tenga en tal entidad.(ver: https://www.ugpp.gov.co/preguntas-frecuentes-PAEF)(https://www.ugpp.gov.co/preguntas-frecuentes-PAEF)

Question 17

¿Cuál es el papel de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal UGPP en la asignación y control de los beneficios del PAEF?

Accepted Answer

La UGPP que fue creada en el año 2007 para fiscalizar el pago exacto y oportuno de los aportes al SSSI ahora fue asignada por el Ministerio de Hacienda como la entidad centralizadora de la información del aporte estatal PAEF, debiendo coordinar y controlar la postulación que realizan los empleadores para beneficiarse. Como parte de dicho control le fueron asignadas especiales funciones de fiscalización para adelantar dentro de los tres años siguientes acciones de validación del cumplimiento de los requisitos, de tal forma que en caso de hallar incumplimientos puede adelantar procesos de cobro coactivo “contra de aquellos beneficiarios que reciban uno o más aportes estatales de forma improcedente”.
 
La UGPP se encargó de estandarizar la información en un formulario para la postulación del beneficio, debe ser informada por las entidades financiera de la recepción formal de los documentos y conservar “un registro consolidado de los beneficiarios y el número de empleos que se protegen” con la entrega del subsidio del 40% sobre el SMLMV[29].

Question 18

¿Cuento con alguna alternativa para diferir el pago de la prima de servicios que debo reconocer a mis trabajadores el 30 de junio de 2020?

Accepted Answer

La prima de servicios, considerada como prestación social y tal como está consagrada en la legislación laboral colombiana[30], establece la obligación en cabeza del empleador de pagar a sus trabajadores treinta (30) días de salario por cada año de servicios o de forma proporcional. Tal pago deberá hacerse en dos momentos distintos: i) el 30 de junio; y ii) a más tardar el 20 de diciembre.
 
Es así que, atendiendo a las recomendaciones dadas por la Comisión Interamericana de Derechos Humanos y la Organización Internacional del Trabajo para enfrentar la contingencia actual derivada de la pandemia ocasionada por el Covid 19, resulta necesario atender garantizar los derechos de la población trabajadora de forma sinérgica con la crisis financiera y económica que atraviesan todos los sectores, razón por la cual el Gobierno Nacional[31] estableció que de mutuo acuerdo entre empleador y trabajador, el primer pago de la prima de servicios podrá diferirse hasta en tres pagos, los cuales deberán hacerse a más tardar el 20 de diciembre de 2020.

Question 19

¿Existe algún apoyo económico para el primer pago de la prima de servicios en el 2020 y de existir, en qué consiste y qué requisitos se disponen para acceder a él?"

Accepted Answer

Si, el Programa de Apoyo para el Pago de la Prima de Servicios (PAP), fue creado por el Gobierno Nacional[32] con cargo a los recursos del Fondo de Mitigación de Emergencias - FOME -, que tendrá por objeto apoyar y subsidiar el primer pago de la prima de servicios del 2020 al beneficiario, con ocasión de la pandemia ocasionada por el Covid 19.
 
Para tener tal calidad, es necesario que se cumpla con las siguientes características[33]:
 
Ser persona jurídica, natural, consorcio o unión temporal. No podrá en ningún caso tener participación la Nación o sus entidades descentralizadas en más del 50% de su capital;
Haber sido constituido antes del 1 de enero de 2020. Para las personas naturales, se tomará como referencia la inscripción en el registro mercantil;
Contar con una inscripción en el registro mercantil, la cual debió haber sido realizada o renovada por lo menos en el año 2019. Las entidades sin ánimo de lucro, los consorcios y las uniones temporales, estarán exentos de tal requisito, en su lugar, deberán aportar copia del Registro Único Tributario.
Certificar una disminución del 20% o más de sus ingresos, cuyo cálculo será el dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Haber cotizado a sus empleados al Sistema General de Seguridad Social con una base de cotización que oscile entre un salario mínimo legal mensual vigente y un millón de pesos.
Haber reportado a sus trabajadores ante las PILA durante los periodos de cotización de abril, mayo y junio. 
Contar con un producto de depósito en una entidad financiera;
De ser persona natural: i) deberá tener por lo menos tres (3) empleados reportados en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA correspondiente al periodo de cotización del mes de febrero de 2020; y ii) no podrá ser persona expuesta políticamente, o cónyuge o compañero permanente o pariente en el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil de este.
 
Las entidades sin ánimo de lucro, podrán ser beneficiarias únicamente las que estén obligadas a presentar declaración de renta o declaración de ingresos y patrimonio, así como la información exógena en medios magnéticos por el año gravable 2019.
 
Para efectos de verificar el cumplimiento de los requisitos antes mencionados, la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP, con base en la información otorgada por la DIAN y las Cámaras de Comercio, tendrá tal facultad dentro de sus labores de fiscalización, durante los tres (3) años siguientes a la finalización del Programa.

Question 20

¿Cuál es el monto de la ayuda dispuesta por el Gobierno Nacional para el pago de la prima de servicios de los trabajadores en el mes de junio de 2020?

Accepted Answer

El aporte que recibirán los beneficiarios del PAP, corresponderá al número de empleados dependientes con cotizaciones hechas por el empleador y reportados por este en las Planillas Integradas de Liquidación de Aportes PILA en los periodos de cotización de los meses de abril, mayo y junio de 2020, con un ingreso base de cotización que oscile entre un salario mínimo legal mensual vigente y un millón de pesos. Con esa precisión, el beneficio se contabilizará multiplicando el número de trabajadores que cumplan con las características antes mencionadas, por doscientos veinte mil pesos $220.000.
 
Si el trabajador tiene varios empleadores, el único beneficiario será el primer empleador que se haya postulado y que cumpla con los requisitos para acceder al beneficio.

Question 21

¿Cuál es el trámite que debo hacer para postularme al PAP?

Accepted Answer

Aquellas personas jurídicas o naturales, consorcios y uniones temporales que cumplan los requisitos para acceder al PAP, deberán presentar la solicitud firmada por el empleador ante la entidad financiera en la que tengan una cuenta de depósito, junto con:
 
Certificación firmada por (i) el representante legal o la persona natural empleadora y (ii) el revisor fiscal o contador público en los casos en los que el empleador no esté obligado a tener revisor fiscal, en la que se certifique:
      → La disminución de ingresos (...) del 20% o más,, cuyo cálculo será el dispuesto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público;
        → El número de primas de servicios que se subsidiarán a través del aporte estatal”
 
Una vez las entidades financieras reciban los citados documentos, deberán informar a la UGPP la recepción de los mismos, entidad que llevará un registro consolidado de “los beneficiarios, los trabajadores respectivos, el número de primas a subsidiar y la verificación de que el beneficiario no se haya postulado para el mismo aporte mensual ante otras entidades financieras”[34].

Question 22

¿Debo restituir el dinero que llegare a recibir del Estado como beneficiario del PAP?

Accepted Answer

Solo habrá lugar a la restitución del aporte estatal por parte del beneficiario en los siguientes casos:
 
Si recibió el aporte y no cumplía con los requisitos para ser beneficiario;
Si se comprueba la falsedad en los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos para ser beneficiarios. Para ello, será suficiente la comunicación de la entidad que expide los documentos aduciendo la contradicción en el contenido de los mismos.
 
El procedimiento a seguir para que el Estado pueda requerir la restitución de los dineros, será establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Question 23

¿Debo reconocer Auxilio de Transporte o Auxilio de Conectividad a mis trabajadores?

Accepted Answer

Es necesario precisar que el auxilio de transporte tiene como objeto suplir el costo del desplazamiento del trabajador desde su residencia hacia su lugar de trabajo y viceversa. Ahora bien, con la contingencia actual que en materia de salubridad vive el país, el Gobierno Nacional ha adoptado varias medidas preventivas, las cuales han sido reiterativas en incentivar el trabajo remoto ya sea a través del trabajo en casa o el teletrabajo (Ver: https://www.mlconsultores.com.co/trabajo-en-casa)(javascript:void(0)), lo que hace que la condición para que el citado subsidio de transporte se cause, desaparezca.
 
El Trabajo en casa implica que las actividades deban ser desarrolladas a través de tecnologías de la información y la comunicación, cuyo acceso se hace de forma preferencial a través del servicio de internet, el cual en la mayoría del país no es gratuito por lo que implica un gasto para quien lo utiliza, situación frente a la cual el Gobierno Nacional[35] optó por cambiar de forma temporal y transitoria la destinación del subsidio de transporte, para que en su lugar pueda ser usado por el trabajador que presta sus servicios desde su residencia con el único objeto de suplir el costo de los servicios de conectividad.
 
En lo que respecta al teletrabajo tal mutación no resulta ser aplicable, por cuanto esta modalidad de prestación de servicios tiene una regulación especial que desde que se pacta con el trabajador no suele prever al subsidio de transporte como una necesidad, ni como una obligación legal.

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